एससीएफ एक फ़ाइल है जिसमें पेंशन निधि के प्रति अभिदाता का अंशदान (खुद का और समान योगदान) का विवरण होता है। एनएलओओ/एनएलएओ एनएलएओ/एनएलसीसी के अनुसार अभिदाता अंशदान फ़ाइल तैयार करेगा जो एनपीएसलाईट पर अपलोड किया जायेगा ।
हर महीने के अंत में, एनएलसीसी अभिदाता का अंशदान विवरण एनएलएओ को अग्रेषित करेगा । एनएलएओ/एनएलओओ डेटा समेकित करेगा और सीआरए द्वारा प्रदान फाइल प्रिपरेशन यूटिलिटी (एफ़पीयू) का उपयोग कर एक अभिदाता अंशदान फ़ाइल तैयार करेगा । एससीएफ की तैयारी के लिए एनएलएओ/एनएलओओ किसी भी समकक्ष सॉफ्टवेयर का उपयोग भी कर सकता है । हालांकि, इस तरह तैयार फ़ाइल सीआरए की फ़ाइल फ़ार्मेट्स के अनुसार ही होनी चाहिए । वैकल्पिक रूप से, संबंधित एनएलएओ/एनएलओओ एफ़पीयू का उपयोग करते हुए एससीएफ बना सकता है । एफवीयू के माध्यम से फाइल को समेकित करने के बाद, फ़ाइनल एससीएफ की रचना के लिए एनएलएओ/एनएलओओ एफ़पीयू में फ़ाइल खोलेगा जो एफ़वीयू के जरिए चलाया जायगा ।
एनएल-ओओ/एनएल-एओ के लिये एक साथ सम्मिलित एससीएफ अपलोड करना अनिवार्य नहीं है I एनएल-ओओ, एनएल-सीसी से जब भी डेटा प्राप्त हो, तब-तब एससीएफ अपलोड कर सकते हैं।
फाइल प्रेपरेशन युटिलिटी (एफपीयू) एनएल-ओओ/एनएल-एओ को सीआरए के प्रारूप के अनुसार अभिदाता के अंशदान की फाइल तैयार करने में सक्षम बनाने के लिये सीआरए द्वारा प्रदान किया गया एक उपकरण है। इसमें एनएल-ओओ/एनएल-एओ पंजीकरण संख्या, एनएल-एओ/एनएल-सीसी पंजीकरण संख्या, अभिदाता का प्रान, अभिदाता के अंशदान की राशि, सह-अंशदान (यदि कोई हो), भुगतान के माह, भुगतान के वर्ष, टिप्पणियों जैसी जानकारियों का समावेश होता है। कोई भी गलत जानकारी भरी जाने पर एफपीयू गलती को दर्शाता है और एनएल-एओ को इसमें सुधार के लिये संकेत देता है। एफपीयू में कॉपी, पेस्ट, इन्सर्ट/डिलीट, रोज़ जैसी एक्सेल की विशेषताएं होती हैं। एफपीयू एक सॉफ़्टवेयर पैकेज है, जिसे पीसी पर इन्स्टॉल किया जा सकता है और जो एनएल-एओ/एनएल-ओओ को कॉन्ट्रिब्यूशन फाइल तैयार करने में सक्षम बनाता है। एनएल-एओ/एनएल-ओओ को हर बार पूरी फाइल तैयार करने की आवश्यकता नहीं है। बाद में नयी जानकारी भरने के लिये, विभिन्न संबद्ध क्षेत्रों में बदलाव के बाद पहले की फाइल का इस्तेमाल किया जा सकता है। एफपीयू ऐसी फाइलों को खोलने और अंतिम फाइल तैयार करने के लिये बाद में एडिट करने की भी सुविधा देता है।
फाइल वैलिडेशन युटिलिटी (एफवीयू) एफपीयू की मदद से तैयार की गयी अंशदान फाइल को मान्य करने के लिये या ऐग्रिगेटर के अपने सॉफ़्टवेयर को अपलोड करने के लिये सीआरए द्वारा प्रदान किया गया उपकरण है। वैलिडेशन की प्रक्रिया सफल होने पर, .fvu के एक्सटेंशन के साथ एक कंट्रोल टोटल एचटीएमएल फाइल तैयार होती है, जिसे एनपीएस-लाइट/सीआरए प्रणाली में अपलोड किया जा सकता है। कोई भी वैलिडेशन असफल होने पर फाइल अस्वीकार कर दी जायेगी और एक एरर फाइल तैयार होगी, जिसमें गलती का विवरण होगा उदाहरण,एनएल-एओ/एनएल-ओओ आइडी का प्रारूप गलत है।
एनएल-एओ एफपीयू, एफवीयू या अन्य फाइल फॉर्मैट्स सीआरए की वेबसाइट से डाउनलोड कर सकते हैं या इसे सीआरए से भी प्राप्त कर सकते हैं।
इन उपकरणों को निम्नलिखित में से किसी भी विंडोज़ प्लेटफार्म पर चलाया जा सकता है: विन95/विन98/विन2के प्रोफेशनल/विन 2के सर्वर/विन एनटी 4.0 सर्वर/विन एक्सपी प्रोफेशनल। इसके अलावा, एफपीयू और एफवीयू को चलाने के लिये जावा (जेआरई 1.5 वर्ज़न या इससे बेहतर कोई भी वर्ज़न) इंस्टॉल किया जाना चाहिये। उपर्युक्त सॉफ़्टवेयर को http://java.com से मुफ़्त डाउनलोड किया जा सकता है।
एफवीयू में फॉर्मैट स्तर वैलिडेशन सफल होने पर, निर्दिष्ट पाथ पर . fvu के एक्सटेंशन के साथ एक आउटपुट फाइल और कंट्रोल टोटल एचटीएमएल फाइल तैयार होती है। .fvu फाइल में अंशदान के विवरण, एफवीयू वर्ज़न और एफवीयू द्वारा तैयार हैश वैल्यू (फाइल को छेड़छाड़ से बचाने के लिये डिजिटल लॉक) जैसी जानकारियों का समावेश होता है और जिसे एनपीएस-लाइट में अपलोड किया जाना चाहिये। एचटीएमएल प्रारूप में यह कंट्रोल टोटल फाइल एनएल-एओ के रेकॉर्ड के लिये होगी।
एससीएफ वैलिडेशन सफल न होने पर, एफवीयू सभी गलतियों के विवरण के साथ एक एरर रिपोर्ट तैयार करेगा। एनएल-एओ फिर से वास्तविक फाइल में गलतियों को दूर करके सभी रेकॉर्ड्स ठीक हो जाने और एससीएफ के एफयूपी द्वारा सफलतापूर्वक वैलिडेट हो जाने तक इसे एफयूवी में चलायगा।
एफवीयू में कोई भी वैलिडेशन असफल होने पर एफवीयू निर्धारित फोल्डर में एक एरर फाइल तैयार करता है, जिसमें सभी गलतियों का विवरण होता है, जैसे अंशदान का महीना भविष्य का महीना है।
एफवीयू पुष्टि करता है कि फाइल सीआरए द्वारा निर्धारित प्रारूप के अनुसार है या नहीं। एफवीयू द्वारा दिखाई जाने वाली कुछ गलतियाँ इस प्रकार हैं - अभिदाता अंशदान और सरकारी अंशदान का योग मेल नहीं खा रहा, अंशदान का वर्ष भविष्य का वर्ष है इत्यादि।
एनएल-ओओ/एनएल-एओ फाइल तैयार करने के लिये अपने सॉफ़्टवेयर का भी इस्तेमाल कर सकते हैं। लेकिन, फाइल सीआरए के निर्धारित फाइल प्रारूप के अनुसार होनी चाहिये। आउटपुट फाइल का फाइलनेम एक्सटेंशन ‘‘.txt’’ होना चाहिये। फाइल एफपीयू से तैयार की गयी हो या अपने बैक ऑफिस से, एनएल-एओ के लिये फाइल एफवीयू द्वारा मान्य कराना अनिवार्य है। एफवीयू द्वारा सफलतापूर्वक मान्य न हो जाने तक फाइल को एनपीएस-लाइट प्रणाली में अपलोड नहीं किया जा सकता। इसलिये संक्षेप में, एफवीयू का इस्तेमाल अनिवार्य है, लेकिन एफपीयू का इस्तेमाल वैकल्पिक है।
एनएल-एओ एनपीएस-लाइट पर लॉगिन करेगा और एफवीयू द्वारा सफलतापूर्वक मान्य एससीएफ को अपलोड करेगा। फाइल स्वीकार हो जाने पर अंशदान जमा फॉर्म (सीएसएफ) के साथ एक ट्रांज़ैक्शन आइडी तैयार होती है, जिसमें एससीएफ के विवरण होते हैं। एनएल-एओ सीएसएफ को मुद्रित करके धनराशि के हस्तांतरण के साथ न्यासी बैंक को जमा करेगा।
एफवीयू एक स्टैंडअलोन यूटिलिटी है जो केवल फ़ार्मेट लेवल वेलिडेशन की जाँच करता है । हालांकि, डेटाबेस लेवल वेलिडेशन जैसे पीएओ, डीडीओ रजिस्ट्रेशन नंबर और प्रान की वैधता सीआरए सिस्टम पर होता है । इसलिए, इस तरह के मामलों में फ़ाइल जो एफ़वीयू द्वारा सफलतापूर्वक वैलिडेट की गई है वह एनपीएससीएन पर अस्वीकार की जा सकती है ।
अंशदान फ़ाइल की स्थिति की जांच करने के लिए एग्रीगेटर को एक सुविधा उपलब्ध कराई गई है । उपयोगकर्ता अपलोड अवधि दर्ज करके (से और तक की तारीख) या बैच आईडी/ फ़ाइल संदर्भ संख्या या ट्रांजेक्शन आईडी द्वारा किसी खास फाइल की स्थिति के बारे में पूछताछ कर सकते है। एनएलएओ एससीएफ की मैच एंड बुक्ड हो जाने की स्थिती भी जाँच सकते हैं।
एनएल-एओ वास्तविक फाइल की ट्रांज़ैक्शन आइडी के साथ एक करेक्शन (सुधार) फाइल तैयार और अपलोड करके एनपीएस-लाइट प्रणाली में अपलोड की जा चुकी किसी फाइल में सुधार कर सकता है। एनएल-एओ को सुधारे गये रेकॉर्ड्स के साथ पूरी फाइल को अपलोड करना होगा। एनएल-एओ सिर्फ टी+1 तक करेक्शन फाइल अपलोड कर सकता है, जहाँ टी का अर्थ है फाइल अपलोड की तिथि। यह ‘करेक्शन’ फाइल एनपीएस लाइट की मौजूदा फाइल का स्थान ले लेगी और वास्तविक फाइल की स्थिति बदलकर ‘‘कैंसल्ड’’ हो जायेगी। यदि ऐग्रिगेटर को टी+1 के बाद फाइल में गलती का पता चलता है, और यदि धनराशि न्यासी बैंक में जमा नहीं हुई है, तो सीआरए को सूचना देकर फाइल को रद्द किया जा सकता है। इस स्थिति में गलत फाइल के लिये न्यासी बैंक में धनराशि जमा करने की आवश्यकता नहीं होगी। वास्तविक फाइल रद्द हो जाने पर ऐग्रिगेटर नयी फाइल अपलोड कर सकता है।
बकाया राशि के अंशदानों को सीआरए में सामान्य अंशदानों के साथ अपलोड किया जा सकता है। एससीएफ तैयार करते समय, एनएल-एओ अंशदान के प्रकार में बकाया लिखता है और टिप्पणियों में बकाया राशि की अवधि व्यक्त करता है।
एरर फाइल्स दो स्तरों पर तैयार की जाती हैं:
एफवीयू को कोई भी वैलिडेशन असफल होने पर, एफवीयू निर्धारित फोल्डर में एक एरर फाइल तैयार करेगा जिसमें गलतियों के विवरण होंगे, जैसे अंशदान का महीना भविष्य का महीना है इत्यादि।
एनपीएस-लाइट में वैलिडेशन असफल होने पर, एक एरर फाइल तैयार करेगा जिसमें गलतियों के विवरण होंगे, समान बैच आइडी के साथ अनुलिपि फाइलें, अवैध एनएल-एओ-एनएल-सीसी मैपिंग, अवैध एनएल-एओ आइडी, अवैध प्रान एनपीएस-लाइट द्वारा अस्वीकार किये जाने पर, एरर फाइल को कॉन्ट्रिब्यूशन फाइल स्टेटस व्यू द्वारा डाउनलोड किया जा सकता है। अंशदान फाइल को अपलोड करते समय तैयार फाइल रेफरेंस संख्या के आधार पर एनएल-एओ फाइल की स्थिति की जाँच कर सकते हैं।
केंद्रीकृत प्रारूप के लिये, एनएल-ओओ और अकेंद्रीकृत प्रारूप के लिये एनएल-एओ सभी कार्य दिवसों पर कार्य के अवधि के दौरान अंशदान की फाइलें अपलोड कर सकेंगे।
एनएलओ न्यासी बैंक को इलेक्ट्रॉनिक ट्रांसफ़र जैसे आरटीजीएस या एनईएफटी से (आर-41 तरीका) के जरिए अंशदान अंतरण करते हैं (अंशदान अंतरण (फंड ट्रांसफर) के बारे में विस्तृत निर्देशों जैसे की खाता संख्या और पीएओ स्ट्रिंग के लिए लेन-देन के लिए जारी सीएसएफ के लिए फुटनोट देखें) । न्यासी बैंक संबंधित ट्रांजेक्शन आईडी में संबंधित एनएलओ द्वारा अंशदान अंतरण की पुष्टि सीआरए को करेगा ।
एनएलओओ/एनएलएओ निम्नलिखित अतिरिक्त विवरण आरटीजीएस/ एनईएफटी स्लिप में प्रदान करना चाहिए:
उपरोक्त विवरण महत्वपूर्ण हैं क्योंकि जब तक उपरोक्त डेटा अंशदान राशि के साथ-साथ न्यासी बैंक नहीं पहुंचता, तब तक न्यासी बैंक इस स्थिति में नहीं होगा कि सीआरए को निधि पुष्टि रसीद (फंड रिसीप्ट कांफ्फर्मेशन) भेजने के लिए पीएओ और एससीएफ की पहचान करे जिसके लिए अंशदान राशि प्राप्त की जा रही है ।
