अभिदाता अंशदान फाइल में अंशदान से संबंधित जानकारी जैसे प्रान, कर्मचारी की अंशदान राशि, नियोक्ता की अंशदान राशि इत्यादि शामिल होता है। इस फाइल को नोडल कार्यालय द्वारा उसके बैक ऑफिस का उपयोग करके अथवा सीआरए द्वारा प्रदत्त यूटिलिटी का इस्तेमाल करके तैयार किया जा सकता है। अंशदान को व्यापक रूप से दो श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है जैसे :

• नियमित अंशदान - वेतनकटौती के साथ-साथ नियोक्ताकी ओरसे समान अंशदान से प्राप्त अंशदान
• एरियर/विविध अंशदान - एरियर/विविध रूप में अभिदाता को किए गए भुगतानके रूप में प्राप्त अंशदान।
• वित् तमंत्रालय के दिशा-निर्देशोंके अनुसार अंशदान फाइलको प्रत्येक महीने की 25 तारीखको (उसमहीने के वेतनमें से एनपीएस अंशदान संसाधित करने के लिए) अपलोड करने की आवश्यकता होती है और समेकित राशिको उसमहीने के अंतिम कार्य दिवस तक न्यासी बैंक (एक्सिस बैंक) को अंतरित किया जाना चाहिए। हालांकि, सीआरए सिस्टम नोडल कार्यालय द्वारा किसीभी समय अंशदान संसाधित करनेकी अनुमति देता है।

प्रत्येक माह की समाप्ति पर, डीडीओ अभिदाता के अंशदान विवरण को पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ भेजेगा। पीएओ/सीसीडीओ/डीटीओ आंकड़ों को समेकित करेंगे और सीआरए द्वारा दी गई फाइल प्रीपेशन यूटिलिटी (एफपीयू) का उपयोग करके एक अभिदाता अंशदान फाइल (एससीएफ) तैयार करेगा। हालांकि, जो भी फाइल तैयार की जाए वह सीआरए के फाइल फॉरमैट के अनुसार होनी चाहिए।

वैकल्पिक रूप से संबंधित डीडीओ एफपीयू का उपयोग करके एससीएफ तैयार कर सकता है। पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ फाइल मर्जर यूटिलिटी (एफएमयू) का उपयोग करके डीडीओ वार फाइलों को समेकित कर सकता है। एफएमयू के माध्यम से फाइलों को समेकित करने के बाद, पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ एफवीयू के माध्यम से संचालित करने के लिए अंतिम एससीएफ के निर्माण हेतु फाइल को एफपीयू में खोलेगा।

समय सीमा को व्यय विभाग, सीजीए कार्यालय, वित्त मंत्रालय द्वारा दिनांक 2/9/2008 को जारी कार्यालय ज्ञापन संख्या 1 (7) 2003/टीए/पार्टफाइल/279, में निर्दिष्ट किया गया है और यह केवल प्रशासनिक मंत्रालयों के लिए लागू है।

पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ सीआरए की वेबसाइट (www.npscra.nsdl.co.in) के अंतर्गत ‘नोडल ऑफिस कार्नर‘ मेन्यू में से एफपीयू, एफएमयू, एफवीयू और फाइल फॉरमैट को डाउनलोड कर सकते हैं।

फाइल प्रीपेरेशन यूटिलिटी (एफपीयू) सीआरए द्वारा उपलब्ध कराई गई एकमात्र यूटिलिटी है जो पीएओ/सीडीओ/डीटीओ को सीआरए के फाइल फॉरमैट के अनुसार मासिक अभिदाता अंशदान फाइल (एससीएफ) तैयार करने में समर्थ बनाता है।

इसमें पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ पंजीकरण संख्या, डीडीओ पंजीकरण संख्या, अभिदाता प्रान, अभिदाता का नाम, अभिदाता अंशदान राशि और समान अभिदाता अंशदान राशि, भुगतान का महीना और वर्ष, अंशदान का प्रकार, ऐरियर रिमार्क और रिमार्क (यदि लागू हो) इत्यादि जैसे विवरण शामिल होंगे।

यदि कोई गलत डाटा फॉरमैट निर्विष्ट किया जाता है तो एफपीयू एक त्रुटि संकेत उपलब्ध कराता है ताकि पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ उसे दूर कर सकें। एफपीयू में एमएस एक्सेल की विशेषताएं जैसे कॉपी, पैस्ट, इन्सर्ट/डिलिट रॉ, इत्यादि विशेषताएं हैं।

यदि एससीएफ को डीडीओ द्वारा तैयार किया गया है, तो फाइल मर्जर यूटिलिटी (एफएमयू) डीडीओ द्वारा तैयार की गई सभी ण्चिन फाइलों को विलय करने का विकल्प उपलब्ध कराकर पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ की सहायता करता है।

एफएमयू एफपीयू फॉरमैट में एक एकल समेकित फाइल तैयार करेगा। फाइल प्रीपेरेशन यूटिलिटी (एफपीयू) का उपयोग करके एक अंतिम एससीएफ तैयार करने के लिए इस विलय की कई फाइल को पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ द्वारा सत्यापित करवाने की आवश्यकता होती है।

फाइल वैलिडेशन यूटिलिटी (एफवीयू) एक मात्र ऐसी यूटिलिटी है जो सीआरए द्वारा दी गई एफपीयू का उपयोग करके बनाई गई अभिदाता अंशदान फाइल अथवा सत्यापन नियमावली के संग्रह के आधार पर अपलोड करने वाले नोडल कार्यालय के स्वयं के सॉफ्टवेयर को सत्यापित करने हेतु सीआरए द्वारा उपलब्ध कराई गई है।

सफलतापूर्वक सत्यापन होने पर, एक कंट्रोल टोटल एचटीएमएल फाइल के साथ .fvuएक्सटेंशन वाली आउटपुट फाइल तैयार की जाएगी, जिसे एनपीएससीएएन/सीआरए सिस्टम में अपलोड किया जा सकेगा। यदि कोई भी सत्यापन असफल रहता है तो फाइल को अस्वीकार कर दिया जाएगा और एक एरर फाइल को तैयार किया जाएगा।

यदि एफवीयू में फॉरमैट स्तर पर प्रमाणीकरण सफल रहता है, तो निर्दिष्ट तरीके से एक कंट्रोल टोटल एचटीएमएल फाइल के साथ ण्िअन एक्सटेंशन वाली आउटपुट फाइल तैयार की जाएगी। .fvuफाइल में अंशदान विवरण, एफवीयू संस्करण, एफवीयू द्वारा सृजित हैश वैल्यू (फाइल को किसी प्रकार की छेड़छाड से बचाने वाला डिजिटल लॉक) जिसे एनपीएससीएएन पर अपलोड करना होता है, शामिल होगा। एचटीएमएल रूप में तैयार की गई कंट्रोल फाइल को पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ के अभिलेखीय प्रयोजन हेतु स्टोरेज किया जा सकता है।

यदि एससीएफ का प्रमाणीकरण सफलतापूर्वक नहीं होता है तो एफवीयू त्रुटियों के विवरण वाली एक एरर रिपोर्ट तैयार करेगा। पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ मूल फाइल में सभी त्रुटियों को दूर करेंगे और जब तक एफवीयू के जरिए एससीएफ में सभी रिकार्डों का प्रमाणीकरण सफल नहीं हो जाता तब तक एफवीयू के जरिए दुबारा भेजेंगे।

एफवीयू यह प्रमाणित करता है क्या फाइल को सीआरए द्वारा निर्दिष्ट प्रारूप के अनुसार तैयार किया गया है अथवा नहीं। यदि कोई भी प्रमाणीकरण असफल होता है तो एफवीयू एक विनिर्दिष्ट फोल्डर में एरर फाइल तैयार करता है।

एफवीयू द्वारा प्रकट किए जा सकने वाली कुछ त्रुटियां इस प्रकार हैं जैसे अभिदाता अंशदान और सरकारी अंशदान के कुल योग का मिलान न होना , अंशदान वर्ष का भविष्य वर्ष होना इत्यादि।

पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ फाइल तैयार करने के लिए अपना साफ्टवेयर इस्तेमाल कर सकते हैं। हालाकि, फाइल को सीआरए के फाइल फॉरमैट के अनुरूप होना चाहिए। आउटपुट फाइल फाइल नाम विस्तार के साथ .txt में ASCII फॉरमेट में होनी चाहिए।

हालांकि, इस बात पर विचार किए बिना कि क्या आउट फाइल को एफपीयू या अपने स्वयं के कार्यालय से तैयार किया गया है, पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ को आउटपुट फाइल को एफवीयू के जरिए प्रमाणित करना अनिवार्य है।

पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ एनपीएससीएएन में लॉग-इन करेगा और एफवीयू द्वारा सफलतापूर्वक प्रमाणित की गई एससीएफ को अपलोड करेगा।

फाइल स्वीकार होने पर, एससीएफ के विवरण वाले कन्ट्रीब्यूशन सब्मिशन फॉर्म के साथ 13 अंको की एक ट्राजेक्शन आईडी तैयार की जाएगी। इसके बाद पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ न्यासी बैंक को निधियां अंतरित करेगा।

सभी नोडल कार्यालयों को एनपीएस अंशदान निधियों को अनिवार्य रूप से इलैक्ट्रोनिक मोड (एनईएफटी/आरटीजीएस) में न्यासी बैंक को अंतरित करना आवश्यक है।

प्रत्येक महीने नई अंशदान फाइल तैयार करने की सलाह दी जाती है। हालांकि, पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ एफपीयू के माध्यम से प्रारंभ में तैयार की गई अंशदान फाइल में आवश्यक विवरण जैसे अंशदान का महीना, इत्यादि में परिवर्तन करके इसका पुनः इस्तेमाल कर सकता है। अंतिम एससीएफ तैयार करते समय, एफपीयू दो फाइल तैयार करेगा - 1. भविष्य के उपयोग के लिए एफपीयू फाइल और 2. एफवीयू के जरिए पास करने हेतु .txt फाइल।

अगले महीने की एससीएफ के लिए, पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ एक रिक्त एफपीयू के माध्यम से ब्राउजिंग द्वारा पिछले महीने की एफपीयू फाइल को खोल सकता है और आवश्यक परिवर्तन कर सकता है। पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ के रिकार्ड संबंधी प्रयोजन के लिए अंतिम फाइल को उस विशिष्ट महीने और वर्ष के नाम से सेव (save) किया जा सकता है।

एरर फाइल दो चरणों पर तैयार की जाएगी :

• एफवीयू : यदि कोई प्रमाणीकरण असफल रहता है, तो एफवीयूत्रुटियों के विववण अर्थात अभिदाता अंशदान और सरकारी अंशदान के कुल योग का मिलान न होना, अंशदान वर्षका भविष्य वर्ष होना इत्यादि को दर्शाते हुए एक विशिष्ट फोल्डर में एरर फाइलका निर्माण करेगा।
• एनपीएससीएएन : यदि एनपीएससीएएन में प्रमाणीकरण असफल रहता है तो त्रुटियों के विववण जैसे दो फाइलों की एक समान बैच आईडी होना, पीएओ/सीडीडीओ-डीडीओकी अवैध मैपिंग, अवैधपीएओ/सीडीडीओ/डीटीओआईडी, अवैध प्रान इत्यादिको दर्शाते हुए एक एरर फाइल तैयारकी जाएगी। एनपीएससीएएन द्वारा अस्वीकार किए जाने पर, एरर फाइल कंट्रीब्युशन फाइल स्टेट्स व्यूके माध्यम सेड ाउनलोड के लिए उपलब्ध होगी। एससीएफ अपलोड करते समय सृजित फाइल संदर्भसंख्या अथवा डेट रेंज को निर्दिष्ट करके पीएओ/सीडीडीओएससीएफकी स्थिति की जांचकर सकते हैं।

एफवीयू एक स्टेंडअलोन कार्यात्मकता है और केवल फॉरमेट स्तर पर प्रमाण्ीकरण की जांच करती है। हालांकि, डाटाबेस स्तरीय प्रमाणीकरण जैसे पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ, डीडीओ पंजीकरण संख्या और प्रान वैधता इत्यादि की जांच एनपीएससीएएन प्रणाली स्तर पर की जाएगी। इसलिए, इस प्रकार के मामलों में, ऐसी फाइल जिसे एफवीयू द्वारा सफलतापूर्वक प्रमाणित किया गया हो, उसे एनपीएससीएएन स्तर पर अस्वीकार किया जा सकता है।

ऑनलाइन एफपीयू एक कार्यप्रणाली है जो अभिदाता अंशदान फाइल (एससीएफ) ऑनलाइन तैयार में सुविधा प्रदान करने हेतु सीआरए द्वारा अपलोड करने वाले कार्यालयों को दी गई है। हांलांकि, अपलोड करने वाले कार्यालयों द्वारा इस सुविधा का उपयोग केवल 50 या उससे कम अभिदाताओं की फाइल तैयार करने के लिए ही किया जा सकता है।

नोडल कार्यालयों को एनपीएससीएएन प्रणाली में ‘कन्ट्रीब्यूशन डिटेल‘ मेन्यू के तहत ‘फाइल स्टेटस‘ उप मेन्यू के जरिए अभिदाताअंशदानफाइल (एससीएफ) की स्थिति की जांच करने संबंधी एक सुविधा प्रदान की गई है। नोडल कार्यालय 15 दिनोंसे अनधिक डेट रेंज (फ्रोम और टूडेट) अथवा बैच आईडी/फाइल संदर्भ संख्या या ट्रांजेक्शन आईडी प्रविष्ट करके किसी विशिष्ट फाइलकी स्थितिके बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ एक ही अभिदाता के विभिन्न अंशदानों को एक एससीएफ में अपलोड कर सकता है बशर्ते कि निम्नलिखित में से किसी एक क्षेत्र में भिन्नता हो :

• डीडीओ रजिस्ट्रेशन नम्बर
• अंशदान का महीना और वर्ष
• अंशदान का प्रकार

नोडल कार्यालय ऐसे अभिदाताओं जो पहले उनसे जुड़े हुए थे परन्तु अब अलग सेक्टर में चले गए हैं, उनके अंशदान को अपलोड कर सकता है। इसके लिए नोडल कार्यालय को सीआरए सिस्टम में एक अनुरोध देना होता है जिसे निगरानी कार्यालय द्वारा प्रमाणित किया जाता है। प्रमाणित किए जाने पर, उक्त अभिदाता की अभिदाता अंशदान फाइल (एससीएफ) को एक परिभाषित विन्डो के भीतर अपलोड किया जा सकता है। इस प्रकार की एससीएफ के संबंध में निधियां जमा कराने की प्रकिया नियमित ट्रांजेक्शन के समान ही होती है।

इस प्रकार की स्थिति में पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ एनपीएससीएएन सिस्टम में लॉग-इन करके ‘ कंट्रीब्यूशन अपलोड फॉर शिफ्टिड सब्सक्राइबर ‘ की उपलब्ध कार्यात्मकता का उपयोग कर सकते हैं। पीआरएओ द्वारा एक बार अनुरोध को सफलतापूर्वक प्रमाणित किये जाने पर पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ पीआरएओ द्वारा अनुरोध प्रमाणित किए जाने के सात कैलेंडर दिवस के भीतर अंशदान अपलोड कर सकता है।

पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ के लिए यह अनिवार्य नहीं है कि विभिन्न अधीनस्थ डीडीओ द्वारा तैयार की गई फाइलों को मिलाकर एक समेकित एससीएफ अपलोड करे। पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ जब कभी भी संबंधित डीडीओ से आंकड़ें प्राप्त हो, कई एससीएफ अपलोड कर सकता है।

पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ एक करेक्शन फाइल तैयार करके और उसे अपलोड करके NPSCAN में पहले से अपलोड एससीएफ में सुधार कर सकता है।

करेक्शन फाइल तैयार करने से पहले, पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है कि ओरिजनल फाइल NPSCAN प्रणाली में ‘मैच्ड एंड बुक्ड‘ नहीं हो। पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ को करेक्शन फाइल तैयार करते समय एफपीयू में ओरिजनल फाइल की ट्रांजेक्शन आईडी का उल्लेख करना आवश्यक होता है और फाइल प्रकार के रूप में ‘करेक्शन‘ का चयन करना होता है।

यदि सीआरए सिस्टम में ओरिजनल फाइल पहले से ही मैच्ड और बुक्ड है तो पीएओ/सीडीडीओ करेक्शन फाइल को अपलोड नहीं कर सकता।

ऐरियर से उत्पन्न होने वाले अंशदान को नियमित अंशदान के साथ सीआरए में अपलोड किया जा सकता है। एससीएफ तैयार करते समय, पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ अंशदान के प्रकार के रूप में ऐरियर का चयन करेगा और एफपीयू में दिए गए उपयुक्त एरियर रिमार्क का चयन करेगा।

पीएओ/सीडीडीओ सीआरए वेबसाइट www.npscra.nsdl.co.in पर ‘सॉफ्टवेयर डाउनलोड‘ मेन्यू के अंतर्गत उपलब्ध पृथक एफपीयू और एफवीयू का उपयोग करके असमान अंशदान को अपलोड कर सकता है।

अधिक जानकारी के लिए, नोडल कार्यालय दिनांक 15 अक्टूबर, 2015 के परिपत्र संख्या सीआरए/पीओएंडआरआई/मास्टर/2015/010 का संदर्भ ले सकते हैं।

इस विकल्प के अनुसार , एनपीएस के अंतर्गत अनिवार्य रूप से शामिल सरकारी अभिदाता उनके टीयर । खाते में अतिरिक्त निवेश करने के लिए संबंधित नोडल कार्यालय से संपर्क कर सकते हैं। अभिदाता द्वारा 50,000/- रूपए तक के अतिरिक्त स्वैच्छिक अंशदान पर आयकर अधिनियम, 1961 की लागू धाराओं के अंतर्गत कर छूट के लिए दावा किया जा सकता है। इस प्रकार के अंशदान की प्रक्रिया समान बनी रहेगी। हालांकि सरकारी अभिदाताओं के ‘स्वैच्छिक अंशदान‘ और ‘टीयर ।। अंशदान‘ को संसाधित करने हेतु ‘फाइल प्रीपेरेशन यूटिलिटी (एफपीयू) और फाइल वैलिडेशन यूटिलिटी (एफवीयू) अनिवार्य अंशदान संसाधित करने संबंधी यूटिलिटी से भिन्न हैं।

पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ स्वैच्छिक और टीयर ।। अंशदान अपलोड करने के लिए उपलब्ध पृथक एफपीयू और एफवीयू डाउनलोड कर सकता है।

पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ द्वारा न्यासी बैंक को निधियों का अंतरण इलैक्ट्रोनिक अंतरण जैसे आरटीजीएस अथवा एनईएफटी (टाइप आर-41) (निधियों के अंतरण से संबंधी विस्तृत दिशा निर्देशों जैसे खाता संख्या और पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ श्रृंखला के लिए कृपया संव्यवहार आईडी हेतु सृजित कन्ट्रीब्यूशन सब्मिशन फॉर्म (सीएसएफ) में फुटनोट का संदर्भ दें )के माध्यम से किया जाता है। न्यासी बैंक ट्रांजेक्शन आईडी के संबंध में सीआरए सिस्टम में फंड रिसीप्ट कंफरमेशन (FRC) अपलोड करने के माध्यम से संबंधित पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ द्वारा निधियां अंतरित किए जाने की पुष्टि सीआरए को करेगा।

निधियों के अंतरण के दौरान निम्न उल्लिखित निर्देशों का पालन करना चाहिए :

• निधियों का प्रेषण (आरटीजीएस/एनईएफटी) केवल R-41 आरटीजीएस फॉरमैट के द्वारा किया जाना चाहिए।
• ‘सेन्डर टू रिसिवर इंफोरमेशन ‘ में 26 अकोंके पीएओएफआईएन (कृपया कन्ट्रीब्यूशन सब्मिशन फॉर्म (सीएसएफ) में फुट नोटका संदर्भ दें) लिखना चाहिए।
• न्यासी बैंक को अंतरितकी जानेवाली राशि एससीएफ में अपलोडकी गई राशि के समान होनी चाहिए।

पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ एनपीएससीएएन में फाइल के स्थिति की जांच कर सकता है। यदि न्यासी बैंक द्वारा सिस्टम में निधियों को चिन्हित नहीं किया जाता है तो ऐसी स्थिति में निधियों को T-1 दिवस पर स्रोत खाते में वापस भेज दिया जाता है। यदि NPSCAN सिस्टम में T-2 दिवस के बाद फाइल मैचड एंड बुक्ड नहीं होती है तो पीएओ/सीडीडीओ/डीटीओ अपने अधिकृत बैंक में रिफंड की स्थिति की जांच कर सकता है।

यदि न्यासी बैंक द्वारा निधियों को सही प्रकार से चिन्हित कर लिया जाता है, तो सीआरए सिस्टम में अभिदाता अंशदान फाइल मैच्ड एंड बुक्ड की जाती है।

पीएओ/सीडीडीओ बहु अभिदाता अंशदान फाइलों (एससीएफ) के लिए एक एकल समेकित भुगतान नहीं कर सकता।

चूंकि प्रत्येक एससीएफ की एक पृथक संव्यवहार आईडी होती है, अंतरित की की गई राशि प्रत्येक संव्यवहार आईडी में अपलोड की गई राशि के अनुरूप होनी चाहिए।

चूंकि अभिदाता अंशदान फाइल (SCF) अपलोड किए जाने की तारीख से 15 कार्यदिवसों की अवधि तक वैध होती है, निधि को इसी समान अवधि में न्यासी बैंक को अंतरित किया जाना चाहिए। मैचिंग और बुकिंग के लिए 10 कार्यदिवसों से अधिक की अवधि तक एससीएफ लंबित रहने पर यह सीअरए सिस्टम में स्वतः ही रद्द हो जाती है और इस परिपेक्ष्य में अपलोड करने वाले संबंधित कार्यालय को एक नई SCF को अपलोड करना होगा।